Met de komst van een oneindige hoeveelheid handige (niche) SaaS software zou je denken dat het bijna ondenkbaar is dat er nog steeds organisaties blijven hangen in de oude nukken van inflexibele- en dure contracten voor software die niet presteert.
Toch is dit vooral in het MKB nog steeds veelvuldig aan de hand.
In een vorig artikel op dit blog beschrijf ik al dat de hoeveelheid SaaS tooling om kleine (niche) stukjes van je business te automatiseren ook moeten leiden tot flexibelheid: groei je uit je jasje voor een adminstratief systeem? Dan kun je een groter pakket kopen? Voldoet het niet meer omdat je complexere zaken nodig hebt? Dan stap je over.
Toch is er nog een heleboel bedrijfssoftware die monolitisch van aard is. Software die claimt een hele ‘suite’ te zijn: een waaier aan allerlei administratieve, voorraad- en CRM gerelateerde oplossingen die als totaalpakket moet worden afgenomen, vaak met dure consultancy-uren en advies. En – eenmaal de pijnlijke integratieperiode voorbij – ook helemaal niet zo flexibel als gedacht. Via allerlei ‘slimme’ hacks moet er functionaliteit worden bijgebouwd of veranderd. Dit laatste zocht er weer voor dat upgraden naar de nieuwste versie van de software wederom een duur, en langzaam proces is.
Eén van de kenmerken in het aankoopproces van dit soort ‘all in one’ pakketten voor zakelijke dienstverlening is dat ze nooit worden aangeschaft door de werkvloer zelf, maar ergens daarboven. Om lekker te generaliseren: aan mensen (mannen) die in pakken naar netwerkborrels gaan, en daar de accountmanagers spreken van de integratiepartijen die om deze software heen hangt.
Het is geen wonder dat je je als SoftwareSuiteDeluxe-bedrijf hele eredivisieclubs en Formule 1 teams kunt sponsoren als je dit soort software hebt gebouwd: de pleister op werkelijk ieder administratief probleem. Maar tegelijkertijd ben ik ook erg nieuwsgierig hoeveel van deze klanten nou écht blij zijn geworden van de oplossingen die ze (vaak via tussenpartijen) afnemen. En hoeveel concurentievoordeel ze daarmee eigenlijk hebben: als jij de ‘standaard in de markt’ gebruikt dan ben je dus even competatief dan de andere organisaties die de zelfde software gebruiken? Dat kan toch niet de bedoeling zijn?
Daarbij: veel van deze software heeft express vendor-lock-in achtige functionaliteit waardoor het ook niet uitbreidbaar is via low/no-code oplossingen. Dit zorgt er voor dat je vastzit aan langdurige contracten voor onderhoud, terwijl er niet noodzakelijkerwijs sneller functionaliteit bij komt.
Omdat het voor veel MKB-ers niet mogelijk is om zelfstandig alle software te bouwen (geen expertise in huis) en ze ook geen goede mensen in huis hebben om pakketselectie te doen voor de (vervanging van) kernprocessen eindigen ze vaak bij de software die ze langs de kant van een voetbalveld zien staan, of op de luchthaven. Met alle gevolgen van dien.
Drie tips voor de C-suite om niet in die valkuil te vallen:
Blijf in contact met je mensen die de oplossingen moeten gebruiken.
Dit klinkt nogal obvious maar het is me de afgelopen jaren opgevallen hoeveel afstand er soms is tussen ‘de business’ en de directie: zeker over dit soort (pijnlijke) problemen rondom software die maar niet wil functioneren. Natuurlijk zijn meetings met je functioneel beheerder niet de meest eneverend, maar zonder deze gesprekken kan er ook geen vaart worden gemaakt.
Vermijd de sunken cost falacy
Omdat er veel geld in een integratie is gaan zitten betekent dit niet dat je maar moet vasthouden aan een niet-werkende oplossing. Ik was eens op bezoek bij een CEO die meer dan €200.000,- op jaarbasis uitgaf aan aan hele dure partij die de veronderstelde doorontwikkeling deed van het software (ERP) pakket dat ze in huis hadden. Wat bleek? Voor dat geld kwam er geen functionaliteit bij, maar werden dure uren weggedraaid als helpdesk- en ondersteuningsuren voor veelvoorkomende problemen. Zonde geld.
Maak een goede outside-in analyse van het probleem voordat je het probeert op te lossen met software.
Deze stap wordt nog altijd overgeslagen: het kan absoluut geen kwaad om een onafhankelijke tech-consultant een aantal dagen mee te laten draaien met de organisatie om je te voorzien van solide advies en een betere omschrijving van het probleem dat je denkt op te moeten lossen. Is er wel een datalake nodig? Is de ERP verouderd? Zijn er SOAP koppelingen die vervangen moeten worden? Of is er iets heel anders aan de hand? Bijvoorbeeld organisatorisch?
